Для того, чтобы предприятие успешно работало, вовсе не обязательно обеспечивать все процессы своими силами. Достаточно сосредоточится на основной деятельности, а обеспечение вспомогательных функций передать специализированным организациям. То есть использовать аутсорсинг – привлечение внешних ресурсов.
Простейший пример аутсорсинга – уборка помещений. Конечно, организация может содержать штат собственных уборщиков и вместе с ним головную боль – поиск и прием на работу, контроль, обеспечение выполнения графика уборки, закупка расходных материалов и т.д. Но проще заключить договор с клининговой (слово-то какое красивое!) компанией – и вопрос решен, головная боль снята. Простота решения обеспечивает спрос на услугу.
Прежде всего аутсорсинг и выступает в качестве таблетки от головных болей для руководителя. Вот представьте: вы создали организацию с потрясающей бизнес-идеей, которой увлечены и готовы работать с нею день и ночь. Но как только работа началась, оказывается, что нужно выполнять еще кучу дополнительных (и вдобавок обязательных) дел – ведение бухгалтерского учета и отчетности, содержание в должном порядке кадровой документации, обеспечение условий труда сотрудников и повышение их квалификации, рекламирование и так далее, и тому подобное… А потом вы осознаете, что заниматься столь любимым делом некогда – все время отнимает решение текущих проблем и проблемок жизнедеятельности организации.
Особенно это заметно в небольших предприятиях, где руководитель обречен выполнять массу функций (а в больших фирмах считается нормой куча отделов, череда совещаний, регламенты взаимодействия и прочие атрибуты крутизны). Ну как, схватились за голову? А не принять ли вам аутсорсинг?
В чем суть. Каждый уважающий себя руководитель и предприниматель должен посмотреть на структуру своего бизнеса, выделить главное и подумать, что из вспомогательного можно спокойно делегировать специализированным организациям. Причем речь должна идти не о разовых работах, а о постоянных. В этом главное преимущество, главный фокус аутсорсинга – привлечение в свое предприятие высокопрофессиональные ресурсы, которые позволяют высвободить время и силы, сосредоточится на основном деле.
Это довольно рациональный выход. Иначе для руководителя светит два варианта: первый – досконально вникать в детали и самому становиться специалистом во всем (что не вполне реально), второй – стать заложником нарастающего кома проблем и своих сотрудников, от которых зависит выполнение определенных задач.
Что чаще всего передают в аутсорсинг? Вышеупомянутую уборку. Охрану. Администрирование компьютерных систем и сайтов. Бухгалтерию. Рекламу. Кадровое делопроизводство. Юридическое обслуживание. То есть все, что нужно делать постоянно и что отнимает в целом довольно много драгоценного времени.
А выгодно ли это? Посмотрим на примере аутсорсинга бухгалтерии в сравнении с содержанием штатного бухгалтера.
Работодатель договаривается с бухгалтером об определенном уровне оплаты труда и, кроме того, платит налоги (13% подоходный и 20-30% прочих налогов и отчислений в фонды). При передаче бухгалтерии в аутсорсинг вы платите только сумму по договору, которая к тому же может быть меньше оплаты бухгалтера – за счет высокотехнологичной (профессиональной) организации труда. Вдобавок эти суммы относятся на затраты и уменьшают налогооблагаемую базу.
Далее. Бухгалтеру нужно оборудовать рабочее место с компьютером и обновляемым программным обеспечением. Это, помимо первоначального приобретения, дополнительные регулярные расходы, от которых вы избавляетесь при аутсорсинге. А еще бухгалтеру нужно постоянно быть в курсе всех изменений законодательства ( в этом плане у нас не скучно). Значит, расходы на семинары и на специальную периодику. А вот специализированные компании поддерживают свой класс за собственный счет. Особенно если это аудиторская компания, которая просто обязана регулярно подтверждать профессиональную компетенцию своих сотрудников. Зато уж будьте уверены – они способны аргументированно отстаивать на любом уровне правильность ведения вашей бухгалтерии и отчетности.
Нельзя не упомянуть и о снижении рисков при аутсорсинге. Например, если ошибку допустит бухгалтер, то расплачиваться за нее будете вы, уважаемый руководитель. В то время как аутсорсинговая фирма гарантирует качество выполняемых работ и принимает на себя полную ответственность. Это означает, что при допущении ошибки она компенсирует штрафы из своего, а не из вашего кармана.
То же самое и с кадровым делопроизводством. Вы уверены, что с ним у вас все в порядке? Только номенклатура документов, которые вправе затребовать Рострудинспекция, занимает два листа мелким шрифтом. Самостоятельно разобраться в этом практически невозможно, учитывая мобильность законодательных изменений. А штрафы – будь здоров. Так вот этот риск можно переложить на фирму-аутсорсера и спать спокойно.
Кстати, часто обеспечение кадрового делопроизводства входит в услуги бухгалтерских и аудиторских фирм. Можно подбить двух зайцев одним выстрелом, заключив договор на комплексное бухгалтерское и кадровое обслуживание.
Вот еще положительный момент. Перед тем, как начать плановую работу, аутсорсинговые фирмы проводят ревизию, аудит принимаемых дел. Это означает автоматическое исправление ошибок прошлого периода, если они выявятся, и дальнейшую работу по отлаженной упорядоченной технологии, в соответствии с законодательством. А значит – снова уменьшение рисков.
Могу сказать по собственному опыту руководителя – когда я передал ведение бухучета и отчетности аудиторской фирме (это было десять лет назад, и сотрудничество продолжается до сих пор), то почувствовал невероятное облегчение. Как гора с плеч свалилась – я снял с себя немалый груз ответственности. И за эти десять лет никаких претензий к бухгалтерии не было ни с моей стороны, ни со стороны контролирующих органов. И голова не болит.
А ведь спокойствие – крайне важное состояние человека. Испытание стрессами до добра не доводит. Почему бы не постараться уберечь себя от лишних волнений? Уверенность, что твои дела находятся в полном порядке, дорогого стоят. Аутсорсинговые фирмы при необходимости берут на себя сопровождение проверок, так как в силу высокого уровня своего профессионализма легко ведут диалог с представителями контролирующих органов и помогают разрешить спорные моменты. Приятно понимать, что часть ответственности взяли на себя надежные партнеры, что ты не в одиночку противостоишь проблемам. И при этом больше времени остается на то, что умеешь и любишь делать.
Еще положительная сторона аутсорсинга — обеспечение непрерывности бизнес-процессов. Сотрудник – тот же бухгалтер или менеджер по маркетингу, например – может уйти в отпуск, заболеть (лучше бы не болеть, но – увы…), уволиться. Но в период его отсутствия деятельность не прекращается, поэтому вы должны разбиться в лепешку, но обеспечить выполнение функций — хоть сам бери и выполняй (что, в общем-то, часто и приходится делать руководителю). И за правильность выполнения никто при этом не может поручиться. Снова риски, дополнительные расходы (доплаты сотрудникам за совмещение обязанностей, к примеру), трата времени, лишние заботы. При аутсорсинге личностный фактор устраняется – на вас работает взаимозаменяемый коллектив.
Существенный бонус – заключив договор аутсорсинга, руководитель приобретает личных консультантов. Очень часто директору просто не с кем посоветоваться, сверить правильность своих выводов. Наличие консультантов оздоравливает процесс управления – руководитель всегда знает, к кому обратиться с вопросами, меньше времени уходит на принятие аргументированного решения.
Есть еще одна хитрость аутсорсинга – дополнительная степень гибкости в управлении персоналом. Представьте, что в вашей фирме резко изменились объемы работ, продаж (и в лучшую сторону). За этим неизбежно следует изменение количества персонала, а значит – поиск соответствующих специалистов, их адаптация, контроль и оценка работы. Морока, в общем. Но эта морока не коснется сфер, переданных в аутсорсинг – пересматриваются условия договора, и все.
Подведем итоги. С одной стороны, аутсорсинг дает снижение затрат и рисков и, следовательно, снижение себестоимости вашего продукта, а также уменьшение незапланированных расходов. Значит, при тех же объемах доходов увеличивается прибыль. А ведь экономия при передаче функций даже одного специалиста за год выражается в шестизначных цифрах (если в рублях, конечно). С другой стороны, высвобождение времени руководителя должно отразится на качественном уровне основного дела (во всяком случае, становится меньше помех для этого). А это уже сопровождается увеличением доходов. Что, безусловно, тоже очень хорошо.
Поэтому, уважаемые предприниматели, не пытайтесь управится со всеми функциями бизнеса самостоятельно, ни к чему хорошему это не приводит, экономия сомнительна. Устали выдумывать все новые и новые рекламно-маркетинговые ходы, привлекая клиентов? Передайте рекламу в аутсорсинг. Надоело трястись за правильность бухгалтерской отчетности? Сделайте ее безупречной с помощью специализированной компании. Устраните мелкие заботы из процесса управления, занимайтесь тем, что больше нравится. Это пойдет на пользу и лично вам, и бизнесу. Успехов вам!
Геннадий Смирнов, бизнес-консультант
сентябрь 2014