+7 (812)309-89-80
Санкт-Петербург, Дунайский пр. 35/1
Без выходных, с 10:00 до 20:00
Полезные советы

Чистый стол руководителя – знак того, что с распределением времени у него все в порядке. Читать далее...

Собрания. Бесконечные собрания. На них было невыносимо скучно, отчасти поэтому они и были собраниями. Не в одиночестве же скучать.

Терри Пратчетт. Делай деньги! (Making Money)

Читать комментарий

Каждая работа выглядит интересной — пока ей не займешься.
Терри Пратчетт. Движущиеся картинки
 
Читать комментарий

Болит голова? Прими аутсорсинг

 

Для того, чтобы предприятие успешно работало, вовсе не обязательно обеспечивать все процессы своими силами. Достаточно сосредоточится на основной деятельности, а обеспечение вспомогательных функций передать специализированным организациям. То есть использовать аутсорсинг – привлечение внешних ресурсов.

 

Простейший пример аутсорсинга – уборка помещений. Конечно, организация может содержать штат собственных уборщиков и вместе с ним головную боль – поиск и прием на работу, контроль, обеспечение выполнения графика уборки, закупка расходных материалов и т.д. Но проще заключить договор с клининговой (слово-то какое красивое!) компанией – и вопрос решен, головная боль снята. Простота решения обеспечивает спрос на услугу.

 

 

Прежде всего аутсорсинг и выступает в качестве таблетки от головных болей для руководителя. Вот представьте: вы создали организацию с потрясающей бизнес-идеей, которой увлечены и готовы работать с нею день и ночь. Но как только работа началась, оказывается, что нужно выполнять еще кучу дополнительных (и вдобавок обязательных) дел – ведение бухгалтерского учета и отчетности, содержание в должном порядке кадровой документации, обеспечение условий труда сотрудников и повышение их квалификации, рекламирование и так далее, и тому подобное… А потом  вы осознаете, что заниматься столь любимым делом некогда – все время отнимает решение текущих проблем и проблемок жизнедеятельности организации.

 

Особенно это заметно в небольших предприятиях, где руководитель обречен выполнять массу функций (а в больших фирмах считается нормой куча отделов, череда совещаний, регламенты взаимодействия и прочие атрибуты крутизны). Ну как, схватились за голову? А не принять ли вам аутсорсинг?

 

В чем суть. Каждый уважающий себя руководитель и предприниматель должен посмотреть на структуру своего бизнеса, выделить главное и подумать, что из вспомогательного можно спокойно делегировать специализированным организациям. Причем речь должна идти не о разовых работах, а о постоянных. В этом главное преимущество, главный фокус аутсорсинга – привлечение в свое предприятие высокопрофессиональные ресурсы, которые позволяют высвободить время и силы, сосредоточится на основном деле.

 

Это довольно рациональный выход. Иначе для руководителя светит два варианта: первый – досконально вникать в детали и самому становиться специалистом во всем (что не вполне реально), второй – стать заложником нарастающего кома проблем и своих сотрудников, от которых зависит выполнение определенных задач.

 

Что чаще всего передают в аутсорсинг? Вышеупомянутую уборку. Охрану. Администрирование компьютерных систем и сайтов. Бухгалтерию. Рекламу. Кадровое делопроизводство. Юридическое обслуживание. То есть все, что нужно делать постоянно и что отнимает в целом довольно много драгоценного времени.

 

А выгодно ли это? Посмотрим на примере аутсорсинга бухгалтерии в сравнении с содержанием штатного бухгалтера.

 

Работодатель договаривается с бухгалтером об определенном уровне оплаты труда и, кроме того, платит налоги (13% подоходный и 20-30% прочих налогов и отчислений в фонды). При передаче бухгалтерии в аутсорсинг вы платите только сумму по договору, которая к тому же может быть меньше оплаты бухгалтера – за счет высокотехнологичной (профессиональной) организации труда. Вдобавок эти суммы относятся на затраты и уменьшают налогооблагаемую базу.

 

Далее. Бухгалтеру нужно оборудовать рабочее место с компьютером и обновляемым программным обеспечением. Это, помимо первоначального приобретения, дополнительные регулярные расходы, от которых вы избавляетесь при аутсорсинге. А еще бухгалтеру нужно постоянно быть в курсе всех изменений законодательства ( в этом плане у нас не скучно). Значит, расходы на семинары и на специальную периодику. А вот специализированные компании поддерживают свой класс за собственный счет. Особенно если это аудиторская компания, которая просто обязана регулярно подтверждать профессиональную компетенцию своих сотрудников. Зато уж будьте уверены – они способны аргументированно отстаивать на любом уровне правильность ведения вашей бухгалтерии и отчетности.

 

Нельзя не упомянуть и о снижении рисков при аутсорсинге. Например, если ошибку допустит бухгалтер, то расплачиваться за нее будете вы, уважаемый руководитель. В то время как аутсорсинговая фирма гарантирует качество выполняемых работ и принимает на себя полную ответственность. Это означает, что при допущении ошибки она компенсирует штрафы из своего, а не из вашего кармана.

 

То же самое и с кадровым делопроизводством. Вы уверены, что с ним у вас все в порядке? Только номенклатура документов, которые вправе затребовать Рострудинспекция, занимает два листа мелким шрифтом. Самостоятельно разобраться в этом практически невозможно, учитывая мобильность законодательных изменений. А штрафы – будь здоров. Так вот этот риск можно переложить на фирму-аутсорсера и спать спокойно.

 

Кстати, часто обеспечение кадрового делопроизводства входит в услуги бухгалтерских и аудиторских фирм. Можно подбить двух зайцев одним выстрелом, заключив договор на комплексное бухгалтерское и кадровое обслуживание.

 

Вот еще положительный момент. Перед тем, как начать плановую работу, аутсорсинговые фирмы проводят ревизию, аудит принимаемых дел. Это означает автоматическое исправление ошибок прошлого периода, если они выявятся, и дальнейшую работу по отлаженной упорядоченной технологии, в соответствии с законодательством. А значит – снова уменьшение рисков.

 

Могу сказать по собственному опыту руководителя – когда я передал ведение бухучета и отчетности аудиторской фирме (это было десять лет назад, и сотрудничество продолжается до сих пор), то почувствовал невероятное облегчение. Как гора с плеч свалилась – я снял с себя немалый груз ответственности. И за эти десять лет никаких претензий к бухгалтерии не было ни с моей стороны, ни со стороны контролирующих органов. И голова не болит.

 

А ведь спокойствие – крайне важное состояние человека. Испытание стрессами до добра не доводит. Почему бы не постараться уберечь себя от лишних волнений? Уверенность, что твои дела находятся в полном порядке, дорогого стоят. Аутсорсинговые фирмы при необходимости берут на себя сопровождение проверок, так как в силу высокого уровня своего профессионализма легко ведут диалог с представителями контролирующих органов и помогают разрешить спорные моменты. Приятно понимать, что часть ответственности взяли на себя надежные партнеры, что ты не в одиночку противостоишь проблемам. И при этом больше времени остается на то, что умеешь и любишь делать.

 

Еще положительная сторона аутсорсинга - обеспечение непрерывности бизнес-процессов. Сотрудник – тот же бухгалтер или менеджер по маркетингу, например – может уйти в отпуск, заболеть (лучше бы не болеть, но – увы…), уволиться. Но в период его отсутствия деятельность не прекращается, поэтому вы должны разбиться в лепешку, но обеспечить выполнение функций - хоть сам бери и выполняй (что, в общем-то, часто и приходится делать руководителю). И за правильность выполнения никто при этом не может поручиться. Снова риски, дополнительные расходы (доплаты сотрудникам за совмещение обязанностей, к примеру), трата времени, лишние заботы. При аутсорсинге личностный фактор устраняется – на вас работает взаимозаменяемый коллектив.

 

Существенный бонус – заключив договор аутсорсинга, руководитель приобретает личных консультантов. Очень часто директору просто не с кем посоветоваться, сверить правильность своих выводов. Наличие консультантов оздоравливает процесс управления – руководитель всегда знает, к кому обратиться с вопросами, меньше времени уходит на принятие аргументированного решения.

 

Есть еще одна хитрость аутсорсинга – дополнительная степень гибкости в управлении персоналом. Представьте, что в вашей фирме резко изменились объемы работ, продаж (и в лучшую сторону). За этим неизбежно следует изменение количества персонала, а значит – поиск соответствующих специалистов, их адаптация, контроль и оценка работы. Морока, в общем. Но эта морока не коснется сфер, переданных в аутсорсинг – пересматриваются условия договора, и все.

 

Подведем итоги. С одной стороны, аутсорсинг дает снижение затрат и рисков и, следовательно, снижение себестоимости вашего продукта, а также уменьшение незапланированных расходов. Значит, при тех же объемах доходов увеличивается прибыль. А ведь экономия при передаче функций даже одного специалиста за год выражается в шестизначных цифрах (если в рублях, конечно). С другой стороны, высвобождение времени руководителя должно отразится на качественном уровне основного дела (во всяком случае, становится меньше помех для этого). А это уже сопровождается увеличением доходов. Что, безусловно, тоже очень хорошо.

 

Поэтому, уважаемые предприниматели, не пытайтесь управится со всеми функциями бизнеса самостоятельно, ни к чему хорошему это не приводит, экономия сомнительна. Устали выдумывать все новые и новые рекламно-маркетинговые ходы, привлекая клиентов? Передайте рекламу в аутсорсинг. Надоело трястись за правильность бухгалтерской отчетности? Сделайте ее безупречной с помощью специализированной компании. Устраните мелкие заботы из процесса управления, занимайтесь тем, что больше нравится. Это пойдет на пользу и лично вам, и бизнесу. Успехов вам! 

 

Геннадий Смирнов, бизнес-консультант

сентябрь 2014

 

                           Остались вопросы по аутсорсингу? Звоните (812) 309-89-80

P.S. Возможно, вашим друзьям эта статья тоже будет интересна. Поделитесь с ними.